FAQ

Bij de aanschaf van een feedbacksysteem zijn meestal verschillende afdelingen betrokken, die ieder vanuit hun expertise eisen aan het systeem stellen.

Om je te helpen met het maken van een weloverwogen keuze hebben wij de meest gestelde vragen opgesteld. Mocht je vraag er niet tussen staan, neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Wij beantwoorden je vragen graag.

Algemene vragen

FeedbackRadar is bijna letterlijk een radar. Als laagdrempelig instrument voor je patiënten of clienten scant hij je omgeving op signalen die je niet altijd ziet, maar die er wel zijn. Hij identificeert ze met naam en toenaam, zodat je direct en persoonlijk kunt reageren.

 

Zo kun je je koers bijsturen, inspelen op omstandigheden voordat er een probleem ontstaat, en vooral: je patiënten en clienten echte en oprechte aandacht geven.

 

FeedbackRadar is zo ingericht dat medewerkers eigenaar zijn van hun feedbackproces; wat meer is dan alleen naar feedback vragen. Ook de opvolging, het contact met de patient en de verbeterslag maken daar deel van uit.

Beheer

Nee, dat is niet nodig. FeedbackRadar is een SaaS-oplossing, dat wil zeggen ‘Software as a Service’. Er is dus geen installatie nodig op locatie, aangezien het een web-based applicatie is. Een eigen technisch beheerder heb je niet nodig.

Dat hangt ervan af hoe intensief je met het systeem aan de slag gaat. In elk geval is alle tijd die je erin steekt goed besteed, omdat je persoonlijk en doelgericht contact tot stand brengt én bouwt aan de kwaliteit van je organisatie.

Wij trainen één of meer hoofdbeheerder(s) van jouw organisatie in het gebruik van het systeem. Na deze training is de hoofdbeheerder in staat om het systeem binnen de eigen organisatie verder uit te rollen.

Hierdoor blijft alle opgedane ervaring binnen je organisatie en ben je niet afhankelijk van een externe partij. Natuurlijk is de hoofdbeheerder bij ons altijd welkom voor vragen en advies.

Kosten en licenties

Reken maar, wij bieden organisaties graag de mogelijkheid om een pilot te doen. Dan kun je zelf beoordelen welke toegevoegde waarde deze applicatie heeft voor jouw organisatie.

Wij sluiten met onze klanten de volgende licentie-overeenkomsten af:

 

1) Een verwerkersovereenkomst conform de AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming. Deze garandeert de privacy van uw gebruikers volgens de nieuwste Europese wetgeving.

2) Een SaaS-overeenkomst (‘Software as a service’) waaronder wij de software beheren en onderhouden, inclusief een service level agreement om de continuïteit te waarborgen.

Nee, dat kost je niets extra. Bij een volledig abonnement kun je binnen je eigen Radar voor je eigen organisatie een onbeperkt aantal trajecten en vragenlijsten aanmaken.

Ja. Bij een volledig abonnement kun je binnen je eigen Radar voor je eigen organisatie een onbeperkt aantal gebruikers (beheerders) aanmaken zonder extra kosten.

Wij hebben oplossingen voor elk soort organisatie, groot en klein, en passen onze licenties daarop aan. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken en voor een op maat gesneden offerte.

FeedbackRadar biedt een competitieve propositie waarbij wij als uitgangspunt de klant nemen:

  • Een scherp tarief
  • Geen extra kosten buiten de licentie-fee
  • Kosteloze ondersteuning als dat nodig is

Manier van bevragen

Ja, dat kan. Het exporteren van data stelt je in staat om de informatie met andere tools te verwerken of te bundelen of er extra analyse op toe te passen.

De meeste apparaten lenen zich prima voor het invullen van de vragenlijsten van FeedbackRadar:

  • PC
  • Laptop
  • Tablet
  • Smartphone (hiervoor zijn nog niet alle vraagsoorten geschikt.Daarover kunnen we je informeren)
  • Papier, als de geprinte vragenlijst wordt ingevuld en ingevoerd in het systeem

Ja, dat is mogelijk. De huisstijl van jouw organisatie kan tot uitdrukking komen in:

  • De uitnodigingen aan de klanten en patiënten om mee te doen
  • De vragenlijsten
  • De landingspagina waar FeedbackRadar op je eigen website is te vinden.

Ja, als mensen dat willen kunnen ze FeedbackRadar ook gebruiken om feedback te geven zonder hun naam in te vullen.

Vragenlijsten kunnen op diverse manieren worden uitgezet:

  • Vanuit het systeem kun je mensen individueel een unieke link toesturen
  • Via een import kun je vragenlijsten in bulk verzenden (een interface met het EPD is mogelijk)
  • Via een tablet of een zuil kun je een digitale vragenlijst op je eigen locatie aanbieden
  • Via een button op je website (‘deel uw ervaringen met ons’) kun je mensen direct naar FeedbackRadar leiden
  • Links naar FeedbackRadar zijn in elke mogelijke uiting te verwerken, van nieuwsbrief tot specifieke mailgroepen

Opvolging / analyse en rapportage

Ja. FeedbackRadar biedt de organisaties of afdelingen die het gebruiken een uitgebreide workflow. Daarin is te zien welke signalen er worden gegeven, welke acties daarop worden uitgevoerd en hoe de ideeën voor verbetering worden opgevolgd.

Je kunt de resultaten zien voor de afdelingen waarvoor je bevoegd bent. De organisatie kan deze bevoegdheden zelf instellen. Op het aantal gebruikers zit geen maximum.

Ja. Eerdere rapportages en gegevens kun je nog gewoon raadplegen, ook als je nieuwe vragenlijsten hebt aangemaakt.

Ja. Via de ‘rapport op maat’-functionaliteit kun je elke vraag afzonderlijk tegen het licht houden.

Ja, er zijn diverse opties om grafieken te maken, bijvoorbeeld in taart- of staafvorm. Zo kun je zelfstandig rapporten op maat aanmaken.

Sterker: alles in FeedbackRadar is real time. Zodra een bezoeker feedback heeft gegeven en op ‘voltooien’ klikt, is de informatie zichtbaar in het systeem.

FeedbackRadar heeft een storyboard, waarop het rapportcijfer, de NPS en de complimenten en verbeterpunten direct zichtbaar zijn. Daarnaast zijn er diverse rapporten beschikbaar, waaronder ook de optie om rapporten op maat te bouwen.

Ja. FeedbackRadar biedt de mogelijk om acties aan te maken, die je aan gebruikers kunt toekennen en hen in staat stelt om de feedback op te volgen. Deze acties kun je ook indelen in categorieën, zodat je samen met je collega’s op een overzichtelijke manier bouwt aan de kwaliteit van je organisatie.

Het systeem kan worden ingesteld om bij bepaalde antwoorden de verantwoordelijke gebruiker te informeren. Dit noemen we een signaal. Deze kan met een zelf in te stellen interval worden verzonden via e-mail of SMS.

Privacy en beveiliging / ICT

CEO Lab b.v. is gecertificeerd voor:

  • ISO9001: Kwaliteitsmanagement systeem
  • ISO27001: Management systeem voor informatiebeveiliging
  • NEN7510: Informatiebeveiliging in de zorg

CEO Lab b.v. heeft een specialist op het gebied van de AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming, en voldoet aan de door de Europese wetgeving gestelde eisen die in mei 2018 van kracht zijn geworden.

De privacy van de patiënt wordt gewaarborgd op het niveau van de organisatie als het gaat om ‘omgaan met persoonsgegevens’. Opslag van data binnen FeedbackRadar gebeurt binnen de EU en door een NEN- en ISO-gecertificeerde instelling waar de gegevens redundant worden opgeslagen.

Binnen FeedbackRadar bestaat ook de mogelijkheid om anonieme feedback te vragen. Hiermee blijven alle persoonsgegevens binnen het bestaande systeem van het ziekenhuis.

Vragenlijsten opstellen / Communicatie met bezoekers

Ja. Alle teksten, van zowel de landingspagina als directe e-mailberichten gericht aan de bezoeker, zijn door de organisatie zelf aan te passen.

Zeker. Alle vragen kunnen afzonderlijk worden ingevoerd en aan elkaar worden gekoppeld, of je kunt vragen bij elkaar in één vragenlijst zetten. Zo kan de bezoeker zelf bepalen welke vragen voor hem of haar relevant zijn.

Eigenlijk zijn alle varianten mogelijk:

  • Gesloten, zowel multiple choice als multiple respons
  • Open: hierbij is het behalve vrije tekst ook mogelijk om een datumveld of een getal te kiezen
  • Likert, bijvoorbeeld met een schuifje
  • Afbeeldingen, zoals smileys en foto’s. Afbeeldingen kunnen zelf worden geüpload, en we kunnen een standaardset aanleveren

Nee, hoor. Je kunt de vragenlijst zo lang maken als je zelf wilt.

Gebruikers kunnen verschillende bevoegdheden krijgen. Eén hiervan is het mogen maken van vragenlijsten.